DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
MEMORIA INSTITUCIONAL Y BIBLIOTECA ECONÓMICA FINANCIERA
La Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera (MIB), área dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos (DGAA) tiene la finalidad de conservar, resguardar y organizar el patrimonio documental y bibliográfico de la institución, actualmente se conservan alrededor de 6.000 metros lineales de documentación pasiva del MEFP, además de documentación bibliográfica que se ha ido incrementando paulatinamente.
Durante la gestión 2002 se inició la ejecución del Proyecto de Fortalecimiento institucional para establecer la Memoria Institucional y la Biblioteca Económica-Financiera del MEFP (MIB) en cumplimiento a los lineamientos estipulados en la Ley 1178 y el D.S. 23934; por tal motivo, a partir de la gestión 2005 esta área, dependiente de la DGAA, inicio sus actividades de servicio de atención de Biblioteca a usuarios internos y externos en lo que fue el edificio Aloisio ubicado en la Av. Mariscal santa Cruz, contando, en ésos predios, con salas de consulta bibliográfica y auditórium.
La Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera se establece en octubre del 2005, hasta entonces la misma presentaba deficiencias en infraestructura, organización, custodia, resguardo y seguridad; además contaba con poca información bibliográfica y el acceso a la misma era mediante consultas físicas.
A partir de la gestión 2006, la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera ha venido trabajando para mejorar los servicios que presta: a) transferencias de documentación pasiva de las diferentes áreas organizacionales al Archivo Central de Memoria Institucional; b) servicios de información documental, consistente en préstamos y consultas documentales que usuarios internos y externos; c) atención de servicios bibliográficos en biblioteca económica – financiera, entre otros.
A principios de la gestión 2014, las oficinas y archivos de la Memoria Institucional como la Biblioteca Económica Financiera fueron trasladados a dos predios diferentes: los archivos a depósitos habilitados en el edifico Ex AADAA ubicada en la Plaza Alonzo de Mendoza, donde actualmente se encuentra funcionando; la Biblioteca Económica-Financiera fue trasladada al 5to piso del Edificio Colon, la atención a usuarios actualmente se realiza en las instalaciones de ése predio.
Depósitos de archivos en la Memoria Institucional
A partir de la gestión 2017, de acuerdo a lo planificado, tanto las oficinas administrativas de la MIB como la atención del Servicio de Emisión de Certificaciones de Aportes (SECA) se trasladaron al edificio Central, ubicado en la calle Bolívar, en planta baja, allí se realizan las tareas asignadas con absoluta normalidad.
A partir de la gestión 2006 se han registrado y cuantificado las transferencias de documentación pasiva de las diferentes unidades organizacionales a la Memoria Institucional, hasta la gestión 2017 se han transferido más de 4856 metros lineales de documentación que se conservan, resguardan y preservan.
La Memoria Institucional conserva y resguarda Planillas de Pago de Haberes y Comprobantes de Ejecución Presupuestaria -C31- que corresponden a: 1960 al 2010, documentación que es utilizada y consultada en la búsqueda de datos para la extensión de Certificación de Aportes y legalización de fotocopias de planillas de pago de haberes solicitados por servidores públicos pasivos y activos a través del Sistema de Certificación de Aportes (SECA). Esta certificación permite que los usuarios viabilicen sus trámites administrativos en la Unidad de Calificación de Años de Servicio (UCAS) y posterior gestión de jubilación en el Servicio Nacional del Sistema de Reparto (SENASIR). Este servicio, durante las gestiones 2006-2017 se ha realizado la certificación a más de 9176 usuarios.
En las gestiones 2007 al 2017 en la Biblioteca se incrementó el repertorio bibliográfico gracias a donaciones de entidades públicas, privadas y organismos internacionales; asimismo, se han suscrito Convenios interinstitucionales de intercambio bibliográfico y de soporte tecnológico.
Los servicios que brinda la Biblioteca son los siguientes:
• Información general que presta la Memoria Institucional y Biblioteca.
• Catalogo en línea donde se muestran las publicaciones disponibles a través del portal WEB.
• Facilitar el préstamo de libros a domicilio, servicio que se hace extensiva a usuarios externos de la Biblioteca.
• Se elaboran boletines de novedades bibliográficas, difundiéndose los materiales recibidos en Biblioteca.
• Se envían alertas bibliográficas a usuario internos y externos.
• Participación en actividades de extensión cultural: exposiciones de libros, seminarios, tertulias.
Material Bibliográfico en exposición
Fuente: Memoria Institucional y Biblioteca
Desde su establecimiento a partir de octubre de 2005, la Memoria Institucional ha sido considerada como un dependencia destinada al resguardo del patrimonio documental del Ministerio, ésta función desde entonces ha determinado que su responsabilidad adquiera una importancia vital en la gestión de la administración documental.
La Biblioteca Económica-Financiera, se ha constituido en un espacio de divulgación, consulta e investigación académica muy importantes en el proceso de socialización del acceso a la información especializada en temas económicos, financieros y ramas afines, servicios que se pretenden expandir a nivel nacional e internacional a partir de los recursos bibliográficos difundidos en la página web institucional.
Después de más de 14 años de haberse propuesto resolver los problemas propios de la acumulación y la desorganización de la información documental y bibliográfica, si bien éstos objetivos, en el presente, se han cumplido, hoy se plantean nuevos desafíos en cuanto a la organización y la sistematización de la documentación, además del resguardo, conservación y la preservación del patrimonio documental y bibliográfico del Ministerio, además del importante servicio de información documental y bibliográfica que se presta; el establecimiento de la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera, en el patrimonial edificio del Ministerio de Economía, plantea asumir y proyectar nuevos retos en el corto, mediano y largo plazo.
Nueva ubicación de la Memoria Institucional y Biblioteca Económica Financiera